Ett modernt kontor behöver ha vissa kontorsmaskiner för att fungera optimalt. Teknik som dator, dokumentförstörare och andra apparater är nödvändiga för att sköta företagets processer.
För många kontor är en dokumentförstörare ett oumbärligt tillbehör. Det gör att det är enkelt att bli av med känsliga CD-skivor och dokument, så att ingen kan se informationen som är lagrad på dem. För att göra ett bra inköp är det viktigt att överväga hur mycket den kommer att användas. Dokumentförstöraren bör vara anpassad till mängden dokument som behöver destrueras.
Så hittar du rätt teknik till kontoret
Många medarbetare vill ha fungerande kontorsmaskiner skriver Sydsvenskan. Detta maximerar intäkterna och minskar onödiga utgifter och tidsåtgång. För att skapa en välfungerande verksamhet kräver det moderna kontoret rätt teknik. Bland de kontorsmaskiner som vanligtvis behövs finns datorer, dokumentförstörare, telefoni, video- och konferensteknik.
En annan faktor som ofta förekommer i moderna kontorslandskap är buller skriver SVT i en artikel. För att få ner ljudnivån från maskiner och människor brukar många kontor i dag installera bullerskärmväggar som absorberar och dämpar oönskade ljud. Det går bra att sätta bullerskärmar framför maskiner för att skärma av dem, vilket dämpar ljudet lokalt sett. Ytterligare teknik som är nödvändig på de flesta kontor är skrivare, kopiator och smartphones. En del kontor behöver också:
- Märkmaskiner
- Skärmaskiner
- Lamineringsmaskiner
- Läsplattor
Varje verksamhet behöver förstås utgå från sina egna behov när de beslutar om vilken teknik som ska köpas in till företaget.
Välj vital teknik som passar ditt företag
De flesta kontorsskrivare klarar i dag av att kopiera, skanna och skriva ut papper. Därför är det mer sällsynt att företag köper in rena kopiatormaskiner. Det kan dock vara bra att ha några mindre, mer specialiserade maskiner beroende på medarbetarnas behov. Lamineringsmaskiner behövs på de företag som har en stor användning av dokument som behöver skyddas mot slitage av olika slag. Exempel på detta är butiker som behöver sätta upp skyltar, eller kontor som ofta behöver skapa instruktioner till medarbetare. Verksamheter som anordnar konferenser kan behöva skriva ut personbrickor. Även instruktionsmanualer som ska användas utomhus behöver lamineras för att tåla väta och svårare väderförhållanden. Lamineringsmaskiner kommer i olika valsbredd vilket är bra att tänka på vid inköp. Det är bra att tänka igenom hur stort materialet kan vara som ska lamineras. En annan faktor är hur mycket maskinen kommer att användas. En enklare maskin värms upp på mellan tre till fem minuter, medan en mer avancerad värms upp på en minut. Den initiala ökade kostnaden för en mer avancerad modell kan alltså betalas tillbaka med tiden genom höjd effektivitet i företaget.
Skärmaskiner är bra för de företag som behöver klippa papper på ett mer specifikt sätt. Här hittar vi reklambyråer, skolor och ingenjörer. Det finns pappersgiljotiner och rullskärmaskiner att välja mellan. En pappersgiljotin har ett skärblad som sitter fast på en arm som trycks mot papperet när det ska skäras av. Detta är en maskin med stor skärkapacitet. Det går att skära flera papper på en gång. Rullskärmaskinen har ett skärhuvud med inbyggt skärblad som sitter fast på en skena. När skärhuvudet dras längs skenan skärs papperet av. För att välja rätt skärmaskin bör företaget först göra en analys kring var skärmaskinen ska användas. Den kan användas till att skära broschyrer, dokument, visitkort, namnbrickor och etiketter.